“会议”意思是指有组织、有领导、有目的的议事活动，它是在限定的时间和地点，按照一定的程序进行的。会议一般包括议论、决定、行动3个要素。因此，必须做到会而有议、议而有决、决而有行，否则就是闲谈或议论，不能成为会议。
很多时候你会发现自已有很多大大小小的会，不是在开会，就是在开会的路上，特别是项目经理，有80%的时间都用在了沟通上。会议作为一种群体沟通的方式，决定了正式信息在项目组内的传递路径，但事实上很多会议会上说了一堆，却没有决议，没有动作，那么这个会议就是无效的。
怎么办呢？答案就是“断舍离”，只开最有必要的会。会议不在多，而在于精，每个会议都要真正开出效果来。
一、会议必须解决问题
一定要明确，会议不是拿来讨论问题的，会议必须拿来解决问题。
如果你有了解决方案，希望大家表达意见可以开，方案确定以后要通知大家也可以开。开会是达成共识，而不是纯粹讨论问题，如果需要讨论问题也一定要有结论。没有准备的会议就不要开，这是一个非常明确的要求。
二、明确会议边界
每个会议都有特定的主题和目的，并有明确的参会人员范围，这个就叫会议的边界。你可以写下目前参加的每一个会，问问自已：为什么要开这个会？会议的边界是什么？哪些议题适合在会在讨论？对于那些与主题不想干的议题，你要坚决舍弃。
确保会议当场严格围绕主题开展，对偏离主题的讨论，及时叫停！同时，参会的人，也应该是有边界的，并不是越多越好。相关问题的主要决策人，对这个问题有责任的相关人员、负责招待决议的人员是必须参与的。发送会议邀请时，明确好哪些是必须参与的人员，并抄送那些可以选择参加的人员。
三、会议由项目负责人主持
开会谁来做主持人？一般来说解决问题的负责人来做主持人，因为只有他才会想尽办法让这个会议有结果。如果不是对这个问题负责的人来主持，他就按流程把会议主持完，但是他绝对不关心会议的结果。
四、建立会议规则
对于一些周期性的常规会议，会议规则约定很有必要。主持人要引导大家建立会议规则，对于迟到、请假、拖堂、跑题等行为建立公约，并成为规则的守护者。比如出现违反会议规则者，给到大家红包补偿，甚至自动成为下次会议的主持人等，通过会议规则的小小翻新，在活跃了氛围的同时，还共同构建出了高效的会议品质，最终是对每个人的时间负责。
五、做好会后跟进
要想真正做到决而有行，最终靠的是有效的会后跟进，真正把决策落到实处。会议主持人要对讨论的结果及时汇总，形成会议结论。对于无法当场确认的问题，一定也要进行记录，并明确跟进人和完成时间。会后所有跟进事项，直接进任务系统，确保跟进到底。同时，要在会议纪要的邮件中明文呈现，下次会议统一回顾。
高效会议小贴士：
1、准时开始。准点是对准时参会人的尊重。
2、建立把开始时间安排在整点后的15-30Min。这样让参会人有时间从他们的上一个会议转换到你的会议。
3、控制会议时长。会议时间尽量不要走过2个小时，避免出现注意力涣散问题。
4、介绍会议目标并展示议程。正式开始前统一认知，更容易达成会议目标。
5、按照议程一项一项地过议题。每次只过一项议题，在进入下一个议题之前要确保所有参会人员都认为上一个议题已经讨论完成。把突出事项和问题放到一个跟踪问题清单中以便后续的跟踪。
6、把突出事项分配给合适的小组成员，并指定预期完成的时间。
7、12小时内将会议纪要发送给相关方。这里的相关方不仅仅指与会人员。
