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一张数字化图表掌握一家700+人员机构的“核心秘密”

随着经济数字化转型的大力发展,作为专业中介服务机构的会计师事务所也迎来了新发展、新机遇。未来,会计事务所的高质量发展关键在于选择一种灵活、高效、敏捷的信息系统支撑数字化转型,这对审计从业人员是一个全新的挑战。


今天氚云学员故事的主人公,不仅是一位审计从业者,还是一名专业的数字化管理者,由他在氚云上搭建的中瑞诚-瑞云智享综合管理平台,每日在为700多名专业审计从业者服务,他就是——黄杰


一张数字化图表掌握一家700+人员机构的“核心秘密”_业务流程

黄杰


黄杰就职于中瑞诚会计师事务所(下称“中瑞诚”),中瑞诚前身是创立于1997年的北京市首家合伙制会计师事务所,连续多年入选中国注册会计师协会评选的全国百强事务所,现有从业人员700余人,其中注册会计师200余人。


一张数字化图表掌握一家700+人员机构的“核心秘密”_数据_02


根据国家关于会计事务所健康发展的倡导,中瑞诚也积极展开了拥抱数字化的各种探索。


黄杰毕业后一直从事审计工作,大学专业是软件工程,是事务所少有的既懂业务,又懂计算机的人。因此,在事务所开启数字化转型之际,他成为企业数字化项目负责人的不二人选。



当审计遇上数字化

是专业与效率的碰撞


一张数字化图表掌握一家700+人员机构的“核心秘密”_低代码_03


会计师事务所是依赖于专业服务与经验积累的劳动密集型行业,对前沿信息技术融合应用不够,这导致了大部分中小事务所在数字化方面的投入不足、缺乏标准化的流程管理。


由于中瑞诚的业务遍布全国,分支机构多且分布在各个城市;员工团队根据项目灵活组建,需求变动频繁;各地机构对于业务信息化的要求不同,使用的系统也不统一。身处总所的黄杰,深感任务艰巨的同时也更加坚定了要做好事务所数字化转型落地的信念。


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如何选择数字化系统成为首当其冲的问题。


黄杰发现,一些厂商提供的标准化管理软件,普遍缺乏灵活性,无法满足流程变化与各地个性化管理的特点。若自研系统,公司将消耗巨大的人力、物力。两者均不是最佳选择。


2021年,黄杰了解到了低代码——氚云。使用过后发现基本满足需求,他便计划将现有的流程复制到氚云上运行。经过2~3个月的调试,他发现氚云基本上满足了企业80%的需求。



了解企业只需2张表

会计报表与数字化图表

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中瑞诚-氚云移动端


经过2年的实施,黄杰已将事务所核心业务管理在氚云上线,从项目承接到客户管理,从信息收集到审批签字,覆盖了业务、财务、行政、人事等各方面。


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通过氚云仪表盘清晰掌握全国项目运转情况


过去,中瑞诚管理中遇到的数据孤岛问题较为突出,对业务整体情况的把控不清晰。如今,黄杰将氚云推行至全国各个分支机构,采用统一的标准上传数据,统一的流程进行审批,能实时看到事务所全国项目的运营情况,如项目的总数量、总金额、地域分布、规模分布、全国的合伙人数量等等。



700+人的落地使用

离不开清晰的业务梳理


要将氚云推行全国700多人统一使用并非易事。那么,黄杰是如何做到的呢?


黄杰分享到,通过录制教学视频能够很好地培训员工迅速上手,因此在系统操作方面没有遇到什么难题,真正难题在于流程的变动。黄杰透露,过去审批流程经常遇到需要临时更改的情况,同事就手动在纸质表单备注再重新审批。用了氚云之后,系统化的流程不再让员工随意更改,而每次遇到的意外情况,都将变成新的需求不断补充优化到系统之中。


黄杰分享了一个会计项目从开始到关闭的整个流程:


①当业务人员洽谈新项目时,将新项目信息录入至氚云;②流程流转到风控部门确认是否承接项目,确定承接并完成审批,项目信息便流转至行政部门完成合同签章事宜;③之后再立项确认该项目小组的参与成员,将成员一并关联至项目流程。④接下来陆续录入项目组到客户现场工作时间与项目周期,成员将在现场收集的客户资料及工作底稿等上传至氚云;⑤出具专业的审计报告传至氚云,再由项目复核人、质控部门进行审批复核;⑥确定无误后给予文号,并在系统中完成电子签章交付至客户;⑦客户回款与开具发票也一并在氚云中进行,财务确认项目的预算、收款开票等;⑧直至最后项目关闭。


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中瑞诚&氚云系统仪表盘


过去,一个项目结束后,项目成员需要拿着项目所有厚厚一沓纸质审批材料到财务部重新整理一遍,工作量大、重复且非常耗时。


如今,黄杰围绕项目搭建整个业务流程与逻辑上线至氚云,当项目结束后,项目负责人随时通过氚云仪表盘便能判断项目是否盈利,不同岗位想看哪些数据可以随时调取。事务所总部通过全国各地汇总来的数据,便能掌握全局。



从个人到团队

成长的轨迹有迹可循


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黄杰在中瑞城25周年纪念接力跑


看到会计所利用氚云在数字化转型方面取得不错的成效,黄杰将来还计划将成功经验推广到集团其他税务、造价、评估等专业公司。


数字化工作也从一开始只有黄杰一人利用业余时间研究,到现在成立了专门的数字化部门进行深入探索。


黄杰认为,氚云的搭建者就像一个“产品经理”的角色,不仅需要梳理好业务需求,同时要深入了解低代码的功能实现。最重要的是,搞清楚“用户“的最终目的,提出一套业务与氚云完美适配的方案。


未来,我们期待黄杰能够实现一张数字化图表,把握事务所所有业务经营脉络的状况。

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