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SAP那些事-职业篇-18-我们也来发明一套项目实施方法论?

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 笔者喜欢思考,总觉得做了这么多年项目吧,能不能总结点东西出来,并把它表达出来。一个原因是作为自己从业经历的总结和沉淀,因为我认为想的东西只有真正落在口头和纸面上表达出来了,才变成了自己的东西,这种心得体会就变得更加的深刻,以后应用起来也就更得心应手。

另外一个原因则是如果有缘人看了有些收获,大家一起交流,共同提高,那就更好了。

      世界上有名的各大咨询公司已经总结了不少的原则和方法,比如金字塔原则、MECE原则、SMART原则、二八原则、SWOT、PDCA、6W2H、时间管理(按紧急和重要性两个维度四个象限)、WBS(工作任务分解)等。这些方法和原则都有很多的书和文章可以去读、去理解,不过我觉得更重要的是如何在实际工作中运用。

    比如当我们设计项目的整体方案时,可以使用金字塔原则,保证方案是被层层分解的,而且是相互支撑的,越往下需要支撑的基础事项越多、越具体,反过来说,下层的基础打的越牢,则金字塔越稳定。我们可以按照从战略到流程到执行到数据以此上往下搭建这个信息化咨询的金字塔。

    比如当我们谈项目目标(也可以是某个具体的业务目标)时,就可以运用SMART原则,如果这个目标不符合SMART原则,我想就更容易说服客户是不是要修正这个目标。

    比如当我们讨论各种业务的可能性时和蓝图时,就要考虑二八原则,不要被不重要的业务牵扯了大部分的精力,而是保证大部分精力都在讨论核心的业务。

    比如当我们讨论各种分类的时候,就要考虑MECE原则。

    比如当我们去做系统实现的时候,就可以考虑PDCA,做计划,做配置,做测试,做改进。

    比如当我们设计方案和讨论流程的时候,就可以考虑6W2H,谁来做,什么时候做,在哪里做,做什么,做什么,花多少成本,也可以使用SWOT原则,来讨论优点、缺点、机会(可以理解为收益)、威胁(可以理解为风险)。

    比如当我们面临很多工作时,就可以采取时间管理的方法来排一个顺序。比如当我们面临一个大任务的时候,就可以使用WBS去分解为小任务。

    今天上午和同事讨论了一番,发现我们自己是不是也可以总结一套方法论来高大上一把,我把它体现为五个字母PRSOV,分别代表问题、资源、方案、目标、价值。我们分别来阐述一下。

    P代表Problem,问题。有句话说的非常好,说一切的问题其实是我们所期望和现实之间的差异。

    你看,我们在项目中所有的重要工作就是差异分析,而且SAP新的方法论ACTIVATE也提到了第一个阶段就是差异分析。

    可以说,没有问题,就没有项目存在的必要,项目的根本目标的就是为了解决问题的。备注:这里的问题也可以理解为需求,此篇文章中问题和需求同等含义,请大家知悉。

     关于问题,也有一句话说的很好,说问题的关键不在于现在有什么样的问题,而在于你能提出什么样的问题。

    我理解这句话的含义是“现在有什么样的问题”只是对现状的一种描述,而“你能提出什么样的问题”是已经对问题经过了思考之后再提出的问题,显然,后者的问题更有深度。

    从项目实施角度来说,问题是一切的基础,项目的所有都是围绕着解决问题来的,只是问题有大有小而已,问题的背后就是目标,解决问题就意味着目标的实现。问题又连接着需求,需求的表现形式往往是问题。

      类比于PP模块,问题就是需求的来源(实际上,需求和问题是互为条件的,满足需求会产生问题,解决问题会产生需求),是项目产生的背景和基础。

     问题分析其实就是需求分析,我们需要注意问题背后的问题,项目中很多的问题是表面的问题,我们需要对问题进行分类以及追本溯源,还原问题的本质,从而把握本质的需求。

    比如客户说我们仓库库存不太准确,入账不及时,为什么不及时呢?说生产部门领料的时候,是后补的单子,为什么是后补的单子呢?是因为质检还没完成,因为生产现场急需,就先拿去用了,公司规定,没有质检单,仓库是不入库的,为什么质检这么慢呢?是因为有时候质检不知道到货了,到货没通知质检就拿出生产现场用了,为什么不通知质检呢?是因为客户要货要的急,来不及做质检,急着生产,急着交货。

    好,到这里,差不多问题到源头了,源头是什么呢?就是计划有点问题,计划的问题在哪里呢?就是采购提前期没有,生产都是“等饭下锅”,好容易来了货,啥也不顾了,直接拿去用,赶紧生产。

    再往前追,为什么采购计划提前期没有呢,因为客户经常紧急要货,销售需求确定后传导到采购,给的时间太短。

    这差不多就是整个供应商协同和计划体系的问题了,变成大问题了,也就还原了问题的本质。

     R代表Resource,资源。也就是说我们要做项目,肯定要有资源啊,就像ERP是企业资源计划一样,企业资源有人、机器设备、物料、土地厂房、燃料动力等。

    那么项目的资源呢,当然最重要的也是人,包括整个项目团队,还包括于此项目相关的干系人,设置包括外部的客户、供应商,比如有些项目就涉及到客户、供应商给予的支持,还有些涉及到银行的支持。

    另外还有一个重要的资源,就是数据,数据包括什么呢?我认为包括所有和项目相关的制度、流程、表单、报表、各种基础数据(物料、工艺、往来单位等)。

    如果把ERP项目比喻为做饭,系统是厨房,顾问可以看做是暂时掌勺的大厨,企业现有管理基础和基础数据则是原料,配合项目落地规章制度为佐料,用户则是助理厨师,流程和方案是菜谱,系统操作则是做饭的步骤,交易数据、表单、报表则是加工出的菜肴。

    企业良好的管理基础加上准确的基础数据,再搭配衔接顺畅的流程和合理的方案,才能完成达到较好的信息化目标。在项目实施过程中,顾问逐渐把从大厨退居幕后,把掌勺的工作交给企业。

    另外的资源,就是配套的办公环境(总得有个办公地点,同时能上网,能喝水什么的)以及系统部署环境、系统测试环境。

    S代表Solution,方案。方案是衔接资源、问题和目标的,方案就是利用资源,解决问题,实现目标的。

    方案重要吗?重要也不重要,重要的是,好像方案有问题,目标就无法实现或者无法完全实现,不重要的是,方案并非凭空而来,也并非随意设计,方案本身就是在各种条件下妥协的产物。

     从这个角度来说,方案并非万能的,目标无法实现也不能完全归咎于方案本身,因为影响目标实现并非只有方案一个因素。

    仍然以做饭为例,做出的菜好不好吃,不能只怪菜谱,厨师的操作水平,原材料的好坏,佐料的搭配都会影响最终的菜肴是否美味可口。

    方案的核心在于设计能力,设计就必须考虑扩展性、兼容性、可行性、稳定性、完整性,我认为这是方案的五大原则。

     扩展性是是指方案容易推广和复制,而非特殊性很高,那么推广成本就很高。

     兼容性是指方案未来是可以在基础不变的基础上保持一定的灵活性,不能说不能变,或者变的成本很高。

    可行性是指方案必须在合理的成本下可以落地,而不是方案看着很华丽,执行的时候却无法落地,要保证落地就要充分考虑实际业务运行的情况,尤其是细节。比如我们要使用条码扫描管理仓库出入库,那么就充分要考虑到现有的硬件基础、产品特性、人员素质等等。

    稳定性是指方案在短期内不能频繁的变化,保持统一和稳定。

    完整性则是说方案不能只是考虑到一点或一段,而是要把方案画成一个圆,这个方案是有开始有结束的节点的,有正向、有反向的。比如设计一个预算管理的方案,那么一定设计到预算制定和预算执行、预算更改(增加和减少)、预算监督、预算转移(时间上、空间上)这些方面,而不能仅仅考虑预算执行。

     O代表Objective,目标。前面提到过,目标应符合SAMRT原则。结合ERP实施项目,从具体的方面来讲(大的说不出来,高度不够啊),我觉得目标主要有四类,一类是关于精度的,一类是关于速度的,一类是关于维度的,一类是关于粘度的,我理解的精度是指数据的精准,因为我们前面说过基础数据是原材料,ERP本身也是一个信息系统,吃数据,吐出数据,所以数据的精准与否是在是关系重大。

    速度呢,其实是指效率,可分三个角度理解,一个是数据获取的速度,一个是操作的效率,一个是数据加工的速度,这些越快,那么数据呈现的速度就越快。

     维度是指数据丰富性,也就是说数据不是单一的维度,而是多维的,数据的丰富性决定了数据可分析行,很显然,维度越多,数据分析的角度就越多。

      粘度我理解为数据之间的关联性,体现了数据的生态,粘度越高,说明数据的关联性越高,那么数据的意义就越大。

    从SAP角度说,比如从最上层的一个KPI指标追溯到指标组成的变量,到时间和余额,到明细的凭证,到原始的单据,这种集成性就体现了数据的粘度。

    总而言之,ERP项目的目标就是利用精确的数据保证输入端原材料是高品质的,速度则体现了数据采集和加工的效率,数据的粘度和维度则体现了数据在横向上的扩展和纵向上的可追溯,这样保证输出端的数据是丰富的、可分析的、可追溯的。

    如此看来,ERP做到极致就是这样了吧。当然,客户在做项目时,提的项目目标不会像我说的这样的,不管怎么样,我们在做项目的时候,是一定要时时刻刻记得项目目标的,问题、资源、方案都是围绕项目目标的,和项目目标相背的问题、资源、方案都是要排除在项目范围外的。

     V代表Value,价值。我认为任何事情的背后都会存在一个意义和价值的,区别只不过我们有没有去深入考虑罢了。

    比如一个人饿了,去吃个包子,那么这个事情有意义吗?我觉得是有的,从小处讲这个意义是为了身体健康,从大处讲,可以说是为了种族的繁衍(试想,如果饿了都不吃饭,不是要种族灭绝)。

    当然,也许有人会说很多事情是本能,去追求意义干嘛呢,累不累?是的,人肯定有动物性的一面,有些事情是出于本能去做的。可是人是有意识的,有思维的,有情绪情感的,这些层面决定了人在某些条件下或者某个阶段是一定会去追求意义和价值的。

    具体到ERP项目的意义和价值,其实也是客户关心的。    

     价值和目标的区别在于目标通常是量化的,价值通常是抽象的。比如说我们通过实施ERP系统,实现了客户交付满足率80%,比以前增加了20%,这大大提高了客户满意度。

    其中“实现了客户交付满足率80%,比以前增加了20%”就是项目目标,而“这大大提高了客户满意度”就是项目的价值。

    价值是通过目标来体现的。我们还可以从另外一个方面理解价值,比如我们可以看到周围有的人条件挺好,不愁吃不愁喝,父母安在,子女孝顺,工作顺利,不过呢,好像就是不怎么开心,这就不是目标的问题,这是价值的问题,是要从体现个人价值入手解决问题。

    从这个层面来说,ERP项目的价值是不是也是企业价值一部分体现?

    PRSOV,从问题(或需求)入手,充分利用资源,设计专业方案,通过解决问题或满足需求,实现项目目标,体现项目价值,这就是我们发明的项目实施方法论。

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